インターネットでのメッセージのやり取りは、今やSNSが主流です。
しかし、ビジネスの場でのコミュニケーションには今でも電子メールが広く使われています。
最近ではSNSは使うが、メールはほとんど使わない、使ったことすらないという社会人の人も増えているようです。そのような人たちは、メールとは何なのか、どんなときに使うべきかわからず困っているかもしれません。
この記事では、ビジネス上のコミュニケーションをメールで行う際に注意すべき点、メリットとデメリットやメールで伝えて良いことと、いけないものについて解説していきます。
ビジネスメールのメリット・デメリット
ビジネスメールのメリットとデメリットは何かを解説しましょう。
メリット
①瞬時に文書の送受信が行える
今となっては当たり前のことですが、メールで文書を送れば郵便で紙の文書を送るよりも、はるかに早くメッセージのやり取りを行えます。情報伝達が早いことは、ビジネスにおいては大きなメリットです。
②記録を残すことができる
送受信した電子メールの内容は、削除しない限りデータとして残すことができます。会話だけのやり取りとは違い「言った」「言わない」の判別が簡単に行えます。なにかミスをしたり文書内で不適切な発信をしてしまうとその「証拠」になってしまうので、気をつけねばならないということでもあります。
③相手の時間を拘束しない
電話や直接対面して会う時と違って、相手の時間に左右されることなくメッセージを送ることができます。
④同じ内容の文書を複数人に送ることが簡単にできる
例えばチームで作業をしているときに、資料配布や進捗状況の報告などもメールの一斉送信で簡単にできます。
デメリット
①重要な案件には向かない
決定事項や取引内容の確認には、メールで済ますべきではないというのが現在の主流です。
②間違いをすぐに訂正できない
メールの中に言葉の間違いや間違った情報が含まれていても、送ってしまった後だとすぐに気づけずトラブルに発展することがあります。直接対話ならすぐに訂正できる言葉の言い間違いも、メールの場合だと送信する前に気づかなければ、相手に誤解や悪印象を与えてしまうこともあります。
③相手の反応がすぐにはわからない
相手の時間を拘束しないというメリットの反面、送ったメールがすぐに読まれるとは限りません。早く返事が欲しいときは、メールではなく電話を使う方が良いでしょう。
④ウィルスを送信する可能性がある
パソコンのデータを窃盗、破壊するコンピューターウィルスはメールを悪用して感染を広げます。知らずの内にパソコンがウィルスに感染している場合、送信者本人にそのつもりがなくても、メールの中にウィルスが含まれていることがあり得ます。相手に損害を与えてしまうと「ウィルスに感染してると知らなかった」「意図的ではない」と釈明するだけでは済まなくなってしまいます。
メールで済ませるべきではないこと
メールで済ませていいやり取りは、その企業でのルールもあって、はっきりとこれがいいとは言いづらいです。しかし、メールで済ませてはいけないことは大多数の企業で共通しているので、そこから学んでいきましょう。
①取引内容の確認などの重要な要件
メールのデメリットの項で先述しましたが、取引内容などの会社にとって重要な要件についてはメールで済まさず、紙文書を持参して相手と直接対話するべきです。
②相手に謝罪するとき
謝罪はメールで済ませてはいけないというのが現在のビジネスマナーです。こちらから相手のところまで出向き、直接対面して謝罪をするのが常識です。謝罪のためのアポイントメントを取る際は、メールでも構わない場合もあるようですが、謝罪は緊急の要件であるため電話で行うべきでしょう。
③緊急の要件
急な予定の変更や思わぬアクシデントへの対処など、相手にいち早く伝えねばならないことはメールではなく電話を使った方が早いです。電話なら相手の返事もすぐに聞くことができます。
④データに残す必要のないこと
データとして残す必要のない挨拶などは、わざわざメールで書く必要は無いとされています。また、個人のプライバシーが含まれる内容もデータとして残さないように電話や直接対面してやりとりすべきです。
⑤遅刻や欠勤の報告
遅刻や欠勤の報告は、基本的には電話で行うべきとされています。しかし企業によってはメールやSNSのグループアカウントでも構わないとする場合もあるようです。また、電話が通じない場合はメールで「電話をかけたけど通じなかった」という旨の内容を送信しましょう。
どうしてもメールを送らなければいけないときは
直接伝えるべきことを、相手との予定が合わないなどの理由でやむを得ずメールで送らざるを得ないときもあります。
そんなときは、メールで伝えることを無礼と自覚して詫びる一言を添えておきましょう。
例文は以下の通りです。
（例１）本来ならば直接うかがわねばならないところですが、メールでお伝えする無礼をお許しください。
（例２）メールでのご連絡となり、大変申し訳ございません。
