Excelで作業をしていると、同じデータを連続で入力したり、番号の振り分けや日付の入力などの規則的なデータの入力が必要になることがあるでしょう。
その際に、いちいちキーボードだけで入力してたり、コピーしてペーストを繰り返すのは手間も時間もかかってしまいます。Excelにはその手間を省くための機能が、実は備わっています。
「オートフィル」という機能です。この記事で、オートフィルの使い方を学んでいきましょう。
データをたくさんのセルにコピーしたいときにはオートフィル
オートフィルとは簡単に言えば、データのコピー&ペーストを素早く行う機能です。特に、たくさんのセルに同じデータをコピーしたいときにはとても便利です。
↑の表のB3からB7に同じ「○」を入力したいとします。セルを選択すると、枠が太くなり、右下の角に黒い四角形が表示されていることにお気づきでしょうか？ この部分は「フィルハンドル」と呼ばれます。フィルハンドルにマウスカーソルを置いてみましょう。
すると、カーソルが黒い「＋」の形に変わります。ここから、データをコピーしたいセルの範囲まで、フィルハンドルをドラッグしましょう。
フィルハンドルをドラッグしている状態です。カーソルの右下に、現在コピーしているデータの内容が表示されています。
ドラッグを解除すると、↑のように選択した範囲のセルにデータがコピーされました。手作業でコピーするよりも楽に入力できましたね。
オートフィルで連番を入力する
Excelで表を作る際、何らかの番号の振り分けを行う作業を行うこともあるでしょう。連番の入力が必要になりますが、これもオートフィルを使えば楽になります。
↑の表で、セルのA3からA7までに番号を入力したいとします。まずは普通にオートフィルを使ってデータをコピーして入力します。
↑の通り、ここまでは「１」をコピーしただけになりますが、オートフィルを使用すると「オートフィルオプション」というボタンが、オートフィルで入力したセルの一番下に表示されます。
オートフィルオプションをクリックすると、↑のようなメニューが現れます。これはオートフィルでデータを入力する際に、どのような形式にするかを選ぶための機能です。デフォルトでは「セルのコピー」になっており、指定したセルと同じデータを正確にコピーして入力する形式になっています。
ここで、「連続データ」をクリックしてみましょう。
するとこの通り、コピーした数字が、一瞬で連番に書き換えられました。「連続データ」は連番を入力するためのモードと覚えておきましょう。
さらに便利なことに「連続データ」では単なる数字だけでなく、「○番」「No○」「ナンバー○」などの連続した番号を表す文字が使われているデータにも対応しています。
「１番」と入力したデータを、オートフィルの「連続データ」モードで入力すると
このように、自動的に１番、２番と入力されます。
日付の入力もオートフィルで
オートフィルの「連続データ」モードは、日付の入力にも対応しています。
↑の月日の欄に日付を入力したいとします。まず月の初めの日付は、手作業で入力します。
そして、オートフィルの「連続データ」で入力すれば、日付も自動的に入力してくれます。
しかし、上のような学校の出席記録や会社の勤務表などを作成するときは土日を省く必要があるでしょう。なんとExcelにはそれも自動的に行ってくれる機能があります。
オートフィルオプションをクリックすると、日付を入力しているときにだけ現れるメニューがあります。その中から、「連続データ(週日単位)」を選んでクリックしましょう。
この通り、パソコンのカレンダーを参考にして、土日を省いた日付入力が自動的に行われます。(この画像では２０１９年のカレンダーに基づいた日付入力が行われています)
「ひと月ごと」などの規則もオートフィルで自動入力
奇数ごと、偶数ごと、日付でひと月ごとなど一定の規則に基づいたデータ入力が必要になる場面もあるでしょう。こういうときもオートフィルによる自動入力が使えます。
↑のように、「6/1」と「７/１」と手作業で入力します(日本版のExcelなら画像のように自動的に○月○日と書き換えられます)。次に二つのセルを選択して、フィルハンドルをドラッグしてみましょう。
すると、ひと月ごとの日付が自動的にドラッグされた範囲まで入力されます。
「6/1」「7/1」と二つのデータを選択するとExcel側に「なるほど、ひと月ごとという規則があるぞ」と記憶させて、オートフィルでそれを入力させるというわけです。
書式のみコピーで色付けを楽にしよう
Excelを見やすくしたり、大事な部分を強調するために、セルに色を付けるときもあるでしょう。この色付けをたくさんのセルに行わなければならないときも、オートフィルが使えます。
ここでは１行ごとに色が異なるようにします。行ごとに色が異なる範囲のセルを選択(この画像では４つのセルを選択している状態です)して、フィルハンドルをドラッグします。
すると、規則に基づき１行ごとに色の違うセルが入力されました。
しかし、見ての通り中の会社名のデータもコピー入力され、連絡先のデータも変な規則に基づいて入力されてしまっています(余談ですが２コ上の画像の連絡先も、オートフィルで入力できるかなと思ってやってみたところこのような結果になってしまったので、手作業で入力しました)
あわてることはありません。オートフィルオプションをクリックして、メニューを開きましょう。
現れたメニューの中から、「書式のみコピー」をクリックします。
するとこのように、セルの書式だけがコピーされてデータも元通りになりました。
