ビジネス文書は敬語で書かれているのが当たり前です。文書を送る相手が、上司や先輩などの目上の人だったり、自社にとっての顧客という敬意を払うべき相手であることがほとんどだからです。相手が同僚や後輩であっても、ビジネス文書でやり取りをする場合は、敬語を用いるべきです。
敬語を使うなら、当然正しい敬語でなければいけません。間違った敬語を使って、相手に悪い印象を与えてしまうと、たとえ仕事自体はよくできていても評価を落としてしまいます。
敬語を使う以外にも、話し言葉ではなく書き言葉を使って文書を書くなど、ビジネス文書にふさわしい言葉遣いを意識していく必要があります。
この記事ではビジネス文書における言葉遣いについて解説していきます。
敬語の基本 尊敬語・謙譲語・丁寧語
敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の３つの種類があります。それぞれについておおまかに解説します。
・尊敬語 相手や相手に関する事物（持ち物や所属する組織）、相手の動作や状態を高めることで敬意を表す。
・謙譲語 自分自身や自身が関する事物、自分の動作をへりくだることで敬意を表す。
・丁寧語 丁寧な言葉遣いをすることで相手に敬意を表す。
この３つはちゃんと区別して使いこなさなければいけません。よくある間違いとして有名なのが、尊敬語を使うべき部分で謙譲語を使ってしまうことです。
これは謙譲語の誤用の典型例です。「申し上げる」は「言う」の謙譲語であり、自分自身が発言をする（した）ときに使わなければなりません。それをよりにもよって、目上の人の行動に対して使ってしまうと、非常に失礼だと思われてしまいます。
この場合は「言う」の尊敬語である「おっしゃる」を使うべきです。
これが正しい敬語の使い方です。
二重敬語に注意しよう
先ほどの例文を見た人の中に「社長がおっしゃられた」じゃないの？ と思った方がいるかもしれません。ですがそれは間違いです。
「られる」は動作を表す言葉に付けることで、敬意を表す尊敬語です。
しかし「おっしゃる」は「言う」の尊敬語なので、すでにこの一語だけで敬意を表しています。
敬語に敬語をくっつけるのは、誤った敬語の使い方でむしろ失礼であるとされています。このような敬語の使い方を二重敬語と言います。
特に「おっしゃられる」はつい使ってしまいがちな、二重敬語の典型です。口頭でもビジネス文書でも使うのは避けるべきとされています。
ただし、二重敬語は絶対に許されない間違いというわけでもありません。
例えば「お召し上がりになる」という「食べる」の敬語として、よく見たり聞いたりする言葉があります。これは実は二重敬語です。
「召し上がる」は「食べる」の尊敬語です。「お～になる」という表現も、実はそれだけで敬意を表す尊敬語になります。
二重敬語を避けようとするなら「召し上がる」か「お食べになる」とするのが、正しい敬語の使い方になるのですが、「お召し上がりになる」という表現はあらゆる場面で違和感なく受け入れられているのが現状です。
他に「お伺いします」も二重敬語ですが普通に使われています。「伺う」は「行く」の謙譲語です。それに「お～します」という謙譲語を重ねているのです。
言葉の意味は時代を経ると変わっていくもので、間違った言葉でも多くの人が使い続けるといずれ定着していきます。二重敬語も間違いではありますが、今では使ってもそこまで問題にされない場合もあるようです。
しかし、現状では二重敬語は避けるべきという意見が根強いので、ビジネス文書を書く際は、二重敬語はなるべく使わない様に心がけましょう。
尊敬語・謙譲語・丁寧語の一覧
ビジネス文書で使われることが多い言葉を、敬語にする際の変化の仕方を一覧にします。
| 通常形 | 尊敬語 | 謙譲語 | 丁寧語 |
| する | なさる・される | いたす | します |
| 行く | いらっしゃる・おいでになる | うかがう・参る | 行きます |
| 言う | おっしゃる | 申す・申し上げる | 言います |
| 来る | お見えになる・お越しになる 来られる・いらっしゃる |
参る・うかがう | 来ます |
| 食べる | 召し上がる・お食べになる | いただく | 食べます |
| いる | いらっしゃる・おいでになる | おる | います |
| 会う | お会いになる・会われる | お目にかかる | 会います |
| わかる | おわかりになる・ご理解いただく | かしこまる・承知する | わかります |
| 見る | ご覧になる | 拝見する | 見ます |
| 聞く | お聞きになる | 拝聴する・うかがう | 聞きます |
| 伝える | お伝えになる | 申し伝える | 伝えます |
| 受け取る | お受け取りになる | たまわる・頂戴（ちょうだい）する・拝受する | 受け取ります |
| 読む | お読みになる | 拝読する | 読みます |
話し言葉ではなく書き言葉を使おう
ビジネス文書を書く上で、敬語以外に気をつけるべきことがあります。
話し言葉ではなく書き言葉を用いることです。
話し言葉とは口語とも言われ、文字通り会話をする際に使われる言葉です。語順が乱れても許されたり、柔らかい言葉遣いで相手にくだけた印象を与えるのが特徴です。
書き言葉は文語とも言われ、これも文字通り文章を書く際に使われる言葉遣いです。語順の乱れは許されず、かたい言葉遣いで相手に真面目な印象を与えるのが特徴です。
ビジネス文書で使うべき言葉は当然、書き言葉です。私的なメールやSNSなら、話し言葉でも問題ないのですが、公的なメールやビジネス文書でのやりとりの際に、話し言葉を用いると「ふざけている」「真面目ではない」という印象を持たれてしまいます。
話し言葉は書き言葉に置き換えることを意識して、ビジネス文書を書くようにしましょう。
話し言葉→書き言葉の一覧
以下にビジネス文書で使われることが多い言葉を、話し言葉から書き言葉に置き換える際の変化の仕方を一覧にします。
| 話し言葉 | 書き言葉 |
| いま | ただいま |
| そっち | そちら |
| ちょっと | 少々 |
| 今度 | この度 |
| さっき | 先ほど |
| 後で | 後ほど |
| すごく | 非常に |
| ～じゃない | ～ではない |
| 今日 | 本日 |
| 去年 | 昨年 |
熟語を使って文書の品格を高めよう
ビジネス文書では簡単な言葉よりも、熟語を積極的に使う方が品格があるという印象を持たれます。
ビジネス文書で使うことが多い熟語を一部ですが、一覧にします。
| 熟語 | 意味 | 使用例 |
| 所存（しょぞん） | 心中に思うところ 考え | 全力で取り組む所存です |
| 鋭意（えいい） | 一生懸命につとめること | 新製品を鋭意開発中です |
| 賜物（たまもの） | 他者から受けた恩恵 | 皆さまのご支援の賜物です |
| 厚情（こうじょう） | 親切な気持ち | 平素は格別のご厚情を賜り |
| 幸甚（こうじん） | 非常に幸せであること | お返事いただければ幸甚に存じます |
| 留意（りゅうい） | 物事を心にとどめ、気をつけること | この点に十分ご留意ください |
熟語をたくさん使うべきといっても、同じ熟語を何度も繰り返して使うのはよくないぞ。文章が整っていない、不真面目だと悪い印象を与えてしまうぞ。
