Excelを使いこなすとは具体的にはどういうことでしょう？ ズバリ、どれだけ手間を少なくして作業の時間を短くできるかです。
手間を少なくするにはどうすればというと、Excelには手間を少なくするための機能が備わっています。その使い方を知れば簡単です。
この記事では、知ればExcel作業がグッと楽になるショートカットキーの使い方を解説していきます。
「関数の挿入」ボックスを開くショートカットキー
Excel作業において関数の入力は当たり前のことで、そのための操作を何度も行うことになります。
関数を入力するにはセルを編集して直接入力するか、セルを選択して画面上部の「数式」タブから挿入する関数を選ぶという方法があります。
しかし、このような入力の手間を減らせるショートカットキーがあります。
Shiftキー＋F3キーで「関数の挿入」ボックスを一瞬で開くことが出来ます。
具体例を挙げて説明しましょう。
この表の4月から6月までの売り上げの合計をSUM関数で計算したいとします。
セルを選択した状態になっていることを確認して、ShiftキーとF3キーを同時押ししましょう。
すると一瞬で「関数の挿入」のボックスが現れます。「関数名」の一覧の中から使いたい関数を、ここでは「SUM」をクリックして選択してから「OK」をクリックします。
次に「関数の引数」のボックスが現れます。SUMの場合、数値1の欄に合計を計算したいセルの範囲が書かれています。範囲に間違いがないことを確認したら「OK」をクリックすると、関数の入力が確定します。
SUM関数を一発で入力できるショートカットキー
SUM関数に限り「関数の挿入」ボックスを開くこともなく、瞬時に入力できるショートカットキーがあります。
入力方法は、Altキー+Shiftキー+「=」キーの三つを同時押しです。
先ほどと同じ表ですが、今度はAltキーとShiftキーと「=」キーを同時押ししてみます。
一瞬でSUM関数の入力が行われます。選択範囲の設定も自動で行われます。
選択範囲に間違いがないことを確認したら、EnterキーかTABキーを押して入力を確定させます。
合計が表示されました。計算結果に間違いがないかを確認しておきましょう。
セルに数式を表示させるショートカットキー
関数で計算した結果に間違いがある場合、Excelが計算を間違うことはありません。たいていの場合、関数の入力時に定めた範囲や数値に間違いがあります。
間違いの確認のために数式を確認しようして、セルの編集画面を一個ずつ開きながら確認するのは時間がかかってしまいます。
そこで有効なのが、セルに計算結果ではなく数式自体を表示させるショートカットキーです。
入力方法はCTRLキー+Shiftキー+「＠」キーの同時押しです。
この表では、合計の値をすでにSUM関数で計算済みです。このときに、CTRLキー+Shiftキー+「＠」キーを同時押しします。
すると、セルに数式が表示されるようシート全体の設定が一瞬で変わります。通貨ではなく単純な数値を表示するよう書式設定も変わります。
もしも計算結果に間違いがある場合は、この画面にして入力した関数に間違いがないかを確認しましょう。数式のセルをクリックすれば範囲が強調されるようになるので便利です。
普段の計算結果がセルに表示されている状態に戻すときは、CTRLキー+Shiftキー+「@」キーの同時押しをもう一度行います。
一瞬で元に戻ります。
ダブルクリックすることなくセルの編集画面を開くショートカットキー
セルの編集を行うときは、セルをダブルクリックして編集画面を開くか、セルを選択して画面上部の数式バーをクリックしてデータ入力をする必要があります。
この２つの方法よりも早く、セルの編集画面を開くショートカットキーがあります。
入力方法はF2キーを押すだけです。
編集したいセルをクリックしてF2キーを一つ押せば
すぐに編集ができるようになります。関数を入力している場合は、選択範囲も強調されるようになります。
ダブルクリックよりもF2キーを一回押すだけの方が、手間が少なく時短につながるでしょう。
相対参照から絶対参照に瞬時に切り替えるショートカットキー
数式のコピーを行う際に、表の構成によっては数値を普段の相対参照から絶対参照にしておく必要があります。
相対参照と絶対参照がなんのことかわからない人は、こちらの記事を参考にしてください。
上の記事でも解説していることですが、この絶対参照と相対参照の切り替えを瞬時に行えるショートカットキーがあります。
このような構成の表で数式のコピーを行うときは、かける数字のデータがあるセルC2を変更しないように絶対参照に設定する必要があります。
絶対参照にするにはセル番号のCと2の前にそれぞれ、「$」マークを付ける必要がありますが、この作業はショートカットですぐに行えます。
操作方法はF4キーを押すだけです。
絶対参照にしたいセル番号の前をクリックしてF4キーを一度押せば、そのセル番号をすぐに絶対参照にできます。
オートフィルでコピーしても計算はしっかり行われています。
CTRLキー+Shiftキー+「@」キーを押して、数式を表示させればちゃんとC2を絶対参照にしたまま、コピーされているのがわかります。
最後のまとめ
関数の挿入ボックスを開くときはShiftキーとF3キーを同時押しします。
SUM関数をすぐに入力するにはAltキー+Shiftキー+「=」キーを同時押しします。
セルに数式を表示させるようにするにはCTRLキー+Shiftキー+「@」キーを同時押しします。
セルの編集画面をすぐに開くときはF2キーを押すだけです。
数値の相対参照と絶対参照を切り替えるにはF4キーを押すだけです。
