こちらの記事では、Excelで印刷を行うときの基本的な方法について、すでに解説しています。
今回は基本を踏まえたうえで、知っておくと便利な機能について解説していきます。
表を中央に印刷する
これはExcelでの印刷プレビュー画面ですが、通常の設定では表やグラフなどの図は、用紙の左端に印刷されるようになっています。
表によっては、用紙の真ん中に印刷する方がいいというときもあるでしょう。そう設定することも可能です。
まず、プレビューの左にある「設定」の欄の下から2番目にある、余白を決める部分をクリックします。この画像では「標準の余白」となっていますが、この文字は今、開いているワークシートの印刷設定によって変わります。
クリックして現れた一覧から、一番下にある「ユーザー設定の余白」をクリックします。
ページ設定のウィンドウが現れます。「余白」タブが開かれているので、下部にある「ページ中央」の下の「水平」「垂直」両方のチェックボックスをクリックして、チェックが入っている状態にしましょう。
OKをクリックして、プレビュー画面に戻ると、表が用紙の真ん中に印刷されるようになっています。
セルのコメントを一緒に印刷する
Excelはセルにコメントをつけることができます。通常の設定では、データをPCで閲覧しているときに、セルにカーソルを合わせて表示させるか、常に表示するよう設定を変更すると見ることができます。
一方、これは印刷プレビュー画面ですが、セルのコメントは表示されていません。デフォルトの設定では、コメントを印刷することはできません。
でも大丈夫です。コメントも印刷するように設定を変更することができます。
設定の一覧の、一番下に小さく書いている「ページ設定」をクリックします。
「ページ設定」のウィンドウが現れます。その中の「シート」タブをクリックします。現れたメニューの中の「コメント」の欄の三角形をクリックすると、画像のように一覧が現れます。その一番下の「画面表示イメージ」をクリックします。
コメントの欄に「画面表示イメージ」と書かれていたら、OKをクリックします。
プレビュー画面に戻ると、セルのコメントが表示されています。これでコメントも印刷されるようになりました。
コメントを常に表示する設定にしていないと、コメントの印刷ができないので気をつけましょう。
すべてのページに見出し行を印刷する
たくさんの人の名前が載ったリストがここにあります。
印刷しようとすると2ページになりますが
２ページ以降になると「姓」「名」「姓(読み)」「名(読み)」と書かれた、一番最初の見出し行が印刷されません。
このままだと不便ですが、2ページ目以降にも見出し行を印刷するように設定を変えることができます。
印刷プレビュー画面は開かずに、ワークシートの画面上部にある「ページレイアウト」をクリックすると現れるメニューの中から「印刷タイトル」をクリックします。
「ページ設定」のウィンドウが現れます。「シート」タブの中から、「タイトル行」の欄の右端にあるマーク、画像の赤い四角で囲われている部分をクリックします。
クリックするとウィンドウが折りたたまれて、タイトル行の欄のみになります。
この状態になったら、見出しにしたい行のセルをクリックします。ここでは1行目を見出しにしたいので、1行目のセルをクリックします。
タイトル行の欄に「$1:$1」と入力されたら、右端のマーク、画像では赤い四角で囲っている部分をクリックします。
印刷プレビュー画面を見ると、2ページ目にも見出し行が表示されています。これで、見出し行が全てのページに印刷できるようになりました。
