Excelで作成したデータを、PC間のみでやりとりせず、紙に印刷する機会は多いと思います。
今回はExcelのデータを印刷する際の基本的なことから、知ってると役に立つ機能までを解説していきます。
まずは基本中の基本 印刷の仕方
今回は初心者の方向けの記事ということで、基本的な印刷のやり方から解説いたします。「それくらいとっくに知ってるよ」という方は読み飛ばしても構いません。
表とグラフが書かれたこのシートを印刷するとします。
画面左上にある「ファイル」タブをクリック
現れたメニューから「印刷」をクリック
画面の右に印刷のプレビューが表示されます。これでいいと思ったら、赤い四角で囲われた「印刷」の部分をクリックします。
これで、プリンターの設定に誤りがなければ印刷ができます。
ちなみに印刷画面はマウスを使わなくても、キーボードによるショートカットを使えばすばやくできます。CtrlキーとPキーを同時に押せばすぐに上の印刷プレビュー画面が表示されますよ。
印刷プレビューの表示形式を変える
上のプレビュー画面ですが、今度は画面右下の赤い四角に注目しましょう。
拡大してぼやけていますが、２つのアイコンがあります。これは印刷プレビューの表示形式を変えるためのボタンです。
左側が「余白の表示」アイコンで、これをクリックしてオンにするとプレビュー画面に印刷した際、余白が表示されるようになります。
上のように余白が表示されます。元に戻したい場合は、もう一度「余白の表示」をクリックします。
右側のアイコンは、「ページに合わせる」と呼ばれています。この名前だと少しわかりにくいですが、要するにプレビュー画面を全体表示にするか拡大表示にするかを設定する機能です。
クリックすると、全体表示でなく拡大表示になります。内容に間違いがないかを確かめるにはこの画面の方が便利でしょう。もう一度クリックすれば、全体表示に戻ります。
ワークシートを開かずに印刷する
Excelを起動しておけば、ワークシートを開かなくても、印刷をすることができます。
まずはファイルタブをクリックして、メニューの「開く」をクリックします。
印刷したいエクセルのデータ、ここでは「店舗別売上表」を右クリックします。
現れたメニューの中から、「印刷」をクリックします。これで、すぐにワークシートの印刷ができます。
ただし、印刷プレビュー画面が表示されません。内容の確認をする間もなく、すぐに始まってしまうので気をつけましょう。
すでに印刷したデータを、同じ内容のまま印刷したい時には便利でしょう。
用紙の向きを変える
Excelの内容によっては、初期設定の縦向きではなく横向きに印刷する方がふさわしいときもあるでしょう。用紙の向きの変え方は、簡単です。
印刷プレビュー画面の中にある、「縦方向」と書かれた部分をクリックします。
画像のようなメニューが現れるので、下の横方向をクリック
これだけで、用紙の方向を変えることが出来ます。
余白を調整する
Excelに限らず、PCで作ったデータを印刷すると、必ず用紙の四辺に余白が生じます。この余白の広さをExcel内で調整することができます。
印刷プレビュー画面の中にある「標準の余白」をクリック
「標準」「広い」「狭い」「最後に適用したユーザー設定」という、４種類の自動で余白の広さを変えるメニューが現れます。現在選択されている「標準」の部分は色付けされています。
「最後に適用したユーザー設定」については後で説明します。
「広い余白」を選んで余白の範囲を変更してみました。画像だとちょっとわかりにくいですが、ちゃんと変わっていますよ。
もし、この３種類の余白の範囲が気に入らない場合は、自分で調整することも可能です。
一つは、このプレビュー画面に表示されている余白の線をドラッグして調整することです。
余白の線にカーソルを置くと、カーソルの形が変わるのでそのときにマウスをドラッグすると、上の画像のような黒い線が現れます。余白にしたい範囲までマウスをドラッグしたまま、カーソルを動かした後、マウスのボタンを離します。
すると、余白の範囲が変わります。これも画像ではわかりにくいですがちゃんと変わっています。実際に自分でやればわかりやすいでしょう。
この方法で余白の調整をするときは、印刷プレビューの表示形式を変えるで説明した方法で拡大表示にするほうがやりやすいでしょう。
他にも、ワークシート内で余白の調整をすることもできます。
画面上にある「表示」タブをクリックします。
現れたメニューの中から「ページレイアウト」の部分をクリック
ワークシートを印刷ページのレイアウトで表示するようになります。
この画面の左端と上端にあるルーラーと呼ばれる部分の、余白部分とデータが表示されている部分(印刷する範囲)の境界のところにカーソルを置きます。
カーソルの形が変わり、余白の長さを示す数値が現れます。このままマウスをドラッグすれば余白の範囲を調整することが出来ます。上の画像では用紙の上の部分の余白を調整するために、左端のルーラーにカーソルを置いています。
横方向の余白を調整したい時は、画面上のルーラーにカーソルを置いてドラッグです。
ちなみに、これらの方法で手動で余白を変えると、印刷プレビュー画面では余白の設定が「ユーザー設定の余白」となっています。
さらに、クリックして「最後に適用したユーザー設定」を見てみると、先ほど設定した余白の範囲に変更するように設定されるようになります。
以前と同じ範囲にしたい時は便利です。
余白を調整した後、実際に印刷を行わないと「適用した」とは見なされないので注意しましょう。
途中で切れる表を１ページにまとめる
さて、今からこの表を印刷しようとするところですが、一つ問題があります。
左下のページ数を見ればわかるのですが、この表は横幅が広いために、２ページにずれてしまっています。
２ページ目を開くとこの通り、実に中途半端です。１ページに抑えようにも、たいていの場合表の内容を削るわけにはいかないでしょう。そういうときでも、あわてることはありません。ちゃんと１枚にまとめる方法があります。
印刷プレビュー画面のメニューの中から「拡大縮小なし」と書かれている部分をクリックします。
現れたメニューの「シートを１ページに印刷」をクリック
このように、用紙１枚に収まるように、自動的にサイズを調整してくれます。
用紙１枚に収まるようにすると、当然表の文字のサイズは小さくなってしまうぞ。表の文字のサイズを、あらかじめ大きめに作っておこう。自動調整されたときに、ちょうどいいサイズになるかもしれないぞ。かもしれないというのは、必ずしも、作った人の思うちょうどいいサイズになるとは限らないからだぞ。
印刷される表を拡大・縮小する
先ほどは、用紙１枚に収まるように、表のサイズを自動的に小さくしたわけですが、手動で表のサイズを拡大・縮小することもできます。
印刷プレビュー画面の下の方にある「ページ設定」という文字をクリックします。
ページ設定ウィンドウが現れます。ここで、紙の向きや余白の調整も行うことが出来ます。ここでは、ページタブの「拡大／縮小」欄に数字を入力するか、右の三角形をクリックして拡大か縮小を行います。
ここで拡大するか縮小するかは、１００よりも大きいか小さい数字を入力することによって決まります。
１００よりも大きい、１１０、１２０といった数字を入力すると元のサイズより拡大します。
１００よりも小さい、９０、８０といった数字を入力すると元のサイズより縮小します。
２００と入力すると元のサイズの２倍、５０と入力すると元のサイズの半分になります。
「OK」をクリックすれば、入力された数値に従って表が、拡大あるいは縮小されます。今回は１１０と入力したので、拡大されました。
「拡大されたサイズで用紙１枚にまとめよう！」と思って、「シートを１ページに印刷」する設定にしてもムダだぞ。用紙１枚に収まるサイズにまた縮小するだけだぞ。さっきも言ったように、大きめのサイズで用紙１枚に収めたいときは、表を作るときに文字のサイズなどを大きくしておくのだ。
